Last Planner ® är en metod för att skapa flöde i byggprojekt som bygger på tillförlitlighet, engagemang och åtagande. Metoden bygger på samverkan mellan alla parter i byggprocessen, gemensam planering och ett tydligt ansvar för åtagna aktiviteter, samt möjlighet för alla parter att reagera på förseningar eller ändringar i byggprocessen. Metoden är enkel i sin form men kräver engagemang och förståelse hos involverade parter. Grundtanken är att allt skall vara klart (t.ex. ritningar och föregående aktiviteter) för att påbörja nästa steg i processen. Samtidigt ska byggplatsen vara tillgänglig och material finnas för att utföra det planerade arbetet. I Last Planner är det den som utför en aktivitet som planerar istället för en planeringsfunktion, samt att variation bejakas och tillmötesgås genom att planen kontinuerligt justeras.

Förutom att fungera som huvudprojektledare av fabriksbygget med hjälp av Last Planner stöttade iTid även med:

– Upphandling av produktionsutrustning (funktionsupphandling baserad på workshops med leverantörer)
– Utformning av produktionsflödet (layout), balansering och SOB:ar
– Ledarskapsutveckling
– Framtagande av helhetskonceptet för produktionsstyrningssystemet i den nya fabriken.

Genomförande med Last Planner

Last Planner vid bygget av den nya fabriken genomfördes i nio steg genom att:

1) Ta fram en grovtidplan med alla aktiviteter
2) Identifiera aktörer/entreprenörer/personer som skulle medverka i byggandet av fabriken
3) Skapa post it-lappar för samtliga aktiviteter och en whiteboardtavla för daglig uppföljning
4) Hålla gemensamt planeringsmöte med medverkande entreprenörer och aktörer
5) Komplettera med de aktiviteter som inte fanns med i den första grovtidplanen
6) Tillsammans i planeringsmötet ta fram vad som behövdes för varje aktivitet
7) Rita ut beroendepilar mellan framtagna aktiviteter (beroende aktivitet innan specifik aktivitet)
8) Tillsammans i planeringsmötet placera ut post-it lapparna för att få en visuell bild över varje dags aktiviteter
9) Gemensam omplanering för att undvika stopp där det med hjälp av den visuella tavlan redan i planeringen blev uppenbart.

Hela bygget igenom hölls en daglig genomgång vid whiteboardtavlan, innehållande bl.a.:

• HMS- risk och tillbud
• Hur ligger alla till, lyfta ut slutförda aktiviteter och föra in i uppföljningsark
• Behov för att kunna utföra morgondagens planerade aktiviteter
• Behov för att kunna utföra planerade om 1 och två veckor
• ÄTA sedan föregående dag

Byggaktörernas reflektioner efter byggets genomförande

• Från början var iTids konsulter tvungna att dra i själva flyttandet av aktiviter och dra ur entreprenörerna hur det hade gått och hur planen för morgondagen var
• Efter ett tag flyttades lapparna av entreprenörerna själva och de blev väldigt aktiva i mötet
• Entreprenörernas insikt var att de tillsammans kunde tänka till och planera bättre än ”traditionellt”
• Inga extra ÄTA
• Ingen störning av pågående produktion
• Fabriksbygget genomfört enligt tidplan