Idag arbetar ofta företagsledningen med att sätta den strategiska planen, därefter bryter varje affärsenhet ned de strategiska målen i operativa mätetal, för att sedan sätta handlingsplanen för varje team. Teamen använder sedan förbättringsarbetet under året för att röra sig mot de strategiska målen. Även företag som är bäst i klassen och som har lyckats med denna linjering har två stora problem.

• Det första är att arbetet visserligen blir förutsägbart, men det blir för långsamt för att parera förändringar som sker i omvärlden.
• För det andra så blir det ingen riktigt effekt av de timmar företaget avsätter i förbättringsarbete, eftersom det saknas konsekvent linjering under året.

Scaled Agile Framework® (SAFe) kan vara en lösning på dessa två problem.

Jag coachar Scrum team och har genomgått SAFe utbildning. Jag har sett hur dessa två ramverk kan komplettera förbättringsarbetet både i industrin och verksamhetsutveckling inom offentliga verksamhet.  SCRUM och SAFe skapar en snabbare reaktionsförmåga, kundfokus och linjering av förbättringsarbete mot det gemensamma målet.

Jag har under många år arbetet med förbättringsarbete från ett Lean perspektiv där det centrala har varit att få i gång en daglig styrning och sedan kanalisera avvikelser, förbättringsidéer och riskåtgärder till ett förbättringsarbete i enheten eller teamet. Ofta i ett separat forum så kallad förbättringsgrupp. Den arbetsformen har tjänat industrin väl, eftersom det skapar engagemang och delägarskap för det dagliga arbetet bland medarbetare. Både SCRUM och SAFe bygger vidare på Lean.

Förutsägbarheten är viktig för organisationen, agilt är viktigt för affärer

Även om årshjulet för strategisk planering är en bra grundstomme, så behöver exekvering av strategin för en annan fokus än den har idag. Årshjulet för planering är bra för förutsägbarhet och den stöttar planeringsförmågan för chefer och medarbetare. Uppföljning månadsvis av nyckeltal eller förmåga att följa aktivitetsplanen är bra för förutsägbarhet, men det är inte bra sätt för att fånga förändringar i omvärld eller konkurrenssituation. Organisationen reagerar för långsamt.

Figur 1 Strategi i en föränderlig omvärld

Behovet av reaktionsförmåga har visat sig vara viktig under Covid-19 pandemin, men den är viktig även i den pågående digitaliseringen och omställningen till hållbart samhälle. Nya konkurrenter med förändrade affärsmodeller som skapar kundvärden nya sätt och utmanar företagens sätt att leverera dyker upp kontinuerligt. Det finns behov för ett arbetssätt med uppföljning och anpassning av den strategiska planen kontinuerligt.

Det organisationen behöver är ett sätt att fånga behovet av förändringar i affärsplanen och få ut det behovet till prioritering av teamens förbättringsarbete kontinuerligt under året.

Gruppernas ansträngningar går inte åt samma håll

De flesta som arbetat strukturerat med förbättringsarbete för att uppnå ständiga förbättringar har ofta organiserat förbättringsgrupper eller team. Grupperna organiseras i linjen, i processen eller tvärfunktionellt. Det vanliga är att grupperna träffas en gång per vecka, varannan vecka eller en gång per månad. De som kommit riktigt långt låter sedan avvikelser, risker och idéer skapa förbättringsförslag som sedan gruppen prioriterar och arbetar med i förbättringsarbetet.

Problemet som de flesta möter är att det händer inte speciellt mycket mellan möten, många av aktiviteterna faller på arbetsledaren eller på stödfunktioner för att reda ut om förändringen är möjlig, det vill säga vilka beroenden som finns. Stödfunktioner och beroenden blir flaskhalsar och hinder. Arbetet blir inte fokuserat och det finns ingen riktigt åtagande från gruppen.

Figur 2 Gruppens ansträngning ger inte 1:1 effekt både av att den enskilda gruppen utgår från dess kunder men också att varje team har sina egna prioriteringar.

Det andra problemet är att eftersom grupperna fokuserar på sin egen process så finns det risk att grupperna divergerar från planen, eller ännu värre följer planen fast omvärlden har förändrats. Den avvikelsen får ledningen i bästa fall kontroll på efter en månad eller ett kvartal (figur 2). Gruppen arbetar med förbättringar som inte ger den effekt som ledningen vill uppnå på företagsnivå. De timmar som avsätts i förbättringsarbete ger helt enkelt mindre effekt än väntat.

SAFe för verksamhetsutveckling?

Scaled Agile Framework® (SAFe) är ett ramverk som tillåter oss att skala upp och tillämpa agila metoder och principer inom en organisation. Ramverket bygger på principer och värderingar där Agile Manifesto och Toyota Production System utgör grunden. En viktig del av förbättringsarbetet är att man samlar alla team, kanske en gång per kvartal, och linjerar utvecklingsarbetet mellan samtliga team i så kallade PI-planning. Givetvis förbereds mötet av ledning baserat på omvärld och förändrade behov för att sedan brytas ner i leveranser på respektive grupp. Grupperna gör ett åtagande för perioden.

SAFe var ursprungligen utvecklad för eller tillämpas för mjukvaruutveckling, men går lika bra att använda i utveckling av verksamhet och processer.

Scrum för förbättringsarbete?

Scrum är en metod som framför allt har använts vid systemutveckling och kännetecknas av att utvecklingsgruppen fokuserar på den produkt som ska utvecklas. Utvecklingsarbetet sker i små grupper med en stark samhörighet och arbetet delas upp i sprintar (2–4 veckor). Scrum går ut på att gruppen fokuserar på mindre delmål, som visualiseras i en digital Kanbantavla, inom sprinten i stället för större mål. Det gör det lättare att se vad som behöver göras och hur gruppen ska utveckla detta. Arbetet i delmål beskrivs genom minimum viable product (MVP), minsta körbara produkt, och visas till kunden efter varje sprint i en demo. Sprinten avslutas med reflektion och lärande, så kallad retroperspektiv.

Figur 3 Kanbantavla för förbättringsarbete

Även om utvecklingen är beskriven för mjukvaruindustrin så har det visat sig att man kan använda SCRUM inom andra industrier. Vi kanske ska diskutera minimum viable process när vi pratar om förbättringsarbete. Vi skapar alltså en ny enklaste möjliga standard, som sedan förbättras efter varje sprint, i stället för att skapa en perfekt process under en lång tid innan vi vågar visa och testa den med vår interna eller externa kund.

SAFe och Scrum som motorer i verksamhetssystemet

Genom att komplettera det strategiska arbetet med ett agilt arbetssätt för att anpassa och exekvera planen finns det möjlighet att bli både mer flexibel och få ut mer ur varje förbättringsgrupp. För ett mer agilt verksamhetssystem, mer responsiv exekvering av plan och effektivare förbättringsarbete, så behöver arbetet byggas upp med linjering, organisera arbetet i Scrum på teamnivå och arbeta aktivt med en gemensam backlog.

• Arbeta med gemensam strategisk linjering en gång per kvartal, motsvarande PI-planering, där era verksamhetsutvecklare, sälj- och produktionsledning förbereder vilka utmaningar som ska mötas. Utgångspunkten är vilka förväntade nyttor som förbättringarna ska skapa.
• Alla förbättringsgrupper, både från produktion och stödprocesser, träffas under en dag (lunch till lunch) per kvartal. Med utgångspunkt från de nya förutsättningarna och behoven beskriver grupperna sitt förbättringsarbete och hur de ska uppnå de mål som satts upp för perioden. Beroenden till andra förbättringsgrupper och stödprocesser identifieras och lyfts fram. Där har ledningen det viktiga ansvaret att prioritera backlog på enhetsnivå och försöka lösa beroenden.
• Förbättringsarbetet delas upp i sprintar. För ett kvartal med tvåveckorssprintar blir det fyra sprintar. Sprinten synkroniseras och följs upp team och företagsnivå.
• Förbättringsarbetet drivs enligt Scrum, exempelvis med Kanban (figur 3), där det finns en uttalad process, ett team och en Scrum master. Inför varje sprint får teamet estimera hur många timmar som finns tillgängligt för förbättringsarbete (väntetid) och sedan bryter gruppen ner backlog i user stories, där de beskriver vad den nya standarden ska resultera i och vilken nytta den skapar för den interna kunden.

Genom att arbeta aktivt på detta sätt har ni förutsättningar för en strategisk agil linjering under året och att grupperna arbetar fokuserat med förbättringsarbete mot det gemensamma målet men med utgångspunkt från de förutsättningar som guppen har.

Vill du prata SAFe ® eller Scrum som möjliggörare för förbättringsarbetet så får du gärna höra av dig till mig.