Jag har tidigare skrivit om min workshop på ”Excecutive Management Program” (EMP) med @Kompetenslaget med temat ”Utvecklingsstrategi – Smarta arbetssätt”. Då handlade det om Produktionslyftets 18-månaders utvecklingsprogram och hur de lyckats med sin metodik. Nu tänkte jag beskriva lite om ett annat smart arbetssätt för ständiga förbättringar.
För några år sedan stötte jag på en bok som heter ”Bäst i Världen” skriven av Joakim Ahlström. En bok som handlar om förbättringsarbete. I den boken beskrivs en metodik som jag har använt mig mycket av, eftersom den är enkel, logisk och den funkar. Smart helt enkelt.
Förbättringsarbete är lite som att orientera. Man måste veta var man är, vart man ska och hur man ska ta sig dit. Precis som i orientering så kommer inte heller förbättringsresan att vara spikrak. Det kommer att komma hinder på vägen som man måste hantera. Det är inget konstigt med det. Det är också viktigt att man har skoj under resan. Fira lite när man når olika delmål.
I metodiken, som är väldigt handfast och enkel, identifieras kunderna, deras verkliga behov (CTQ – Critical To Quality), aktiviteter som uppfyller behovet och vad som hindrar att leverera mot behovet. Strul som stör och hindrar er att lägga tid på de värdeskapande aktiviteterna definieras. Fokusera på det som ni själva kan påverka. Utifrån ett valt strulområde tas nuläge och önskat läge fram, dvs utfall mot mål. Om ni har riktig data, använd den. Om inte, gör en värdering i gruppen på en skala 1-5 var ni är. Definiera också var ni vill vara på den skalan. Sedan ställer man sig frågan, varför lyckas vi inte nå dit vi vill och möjliga orsaker till detta tas fram.
Jag har, när jag arbetar med denna metod, lagt till en liten skillnad mot vad som beskrivs i boken. Det är arbetssättet för att prioritera vilken av de möjliga orsakerna som man bör starta med. Jag använder mig av en metod som kallas relationsdiagram. Metoden brukar beskrivas i litteratur om Six Sigma. Med hjälp av den kan man identifiera vilken av alla möjliga orsaker som har störst påverkan till strulet. Jag tycker att det fungerar bättre än att välja utifrån magkänsla.
När ni gjort detta har ni en lista över möjliga orsaker till ert problem, prioriterad efter de orsaker som har störst påverkan på utfallet. Nu gäller det att lista ut aktiviteter som kan fixa orsaken till problemen och strulet. Utse ansvariga för att genomföra aktiviteten och när det skall vara klart. Bryt ner målet i delmål och bestäm hur ni i gruppen ska fira när ni nått ett delmål eller ert slutmål. (Tårta, lunch, bowling…)
När ni kommit i mål med er första förbättringsresa är det bara att börja om och ta nästa orsak i den prioriterade listan. Följ arbetet på era tavelmöten, dokumentera resultaten och fira era segrar!
Första steget i förbättringsresan är att börja träna. Ta något enkelt till att börja med för att träna på metoden. Lycka till!
Låter det intressant? Köp boken, läs och testa. Vill ni ha stöd, hör av er!
