Utmaningen med att verka i ett monopol är att man aldrig kan säga nej till någon kund – Alla har rätt till ett fungerande elnät. Samtidigt kan man inte ha oändligt med resurser på stand-by i väntan på att kunden ska ringa. Så hur ska man planera det oplanerbara? – Jo, man få gör en kvalificerad gissning och uppdatera prognosen allt eftersom man vet mer.

Hur skapar man en bra struktur kring arbetet för att öka träffsäkerheten i prognoserna? iTid har hjälpt delområde Bygga med arbetssätt och struktur för att få kedjan att hänga ihop.

Taktisk planering

Arbetssättet har utvecklats utifrån grunderna inom sälj- och verksamhetsplanering men har anpassats till Umeå Energi. Den taktiska planeringen uppdateras varje månad men istället för försäljningsprognoser används den långsiktiga investerings- och reinvesteringsplanen tillsammans med underhållsbehoven.

Prognoserna jämförs mot utfall och justeras vid behov. Summan av dessa prognostiserade behov jämförs mot tillgängliga resurser och ger underlag för beslut i god tid för att klara genomförandet. T.ex. beslut om nyanställning, upphandling av externa entreprenörer eller omplanering av projekt.

Den Taktiska planen ger alltså en bild av framtiden på lite längre sikt som sen överlämnas till utförandeorganisationen där projektledare utses.

Operativ planering

När ett Elnäts-projekt är projekterat och berett är det dags för utförande. Utmaningen på Bygga är att alla projektledare/arbetsledare ska samsas om samma resurser. T.ex. montörer, utrustning eller maskiner. Därför behövs ett strukturerat arbetssätt för den operativa planeringen, i detta fall ett veckovis återkommande planeringsmöte och en digital veckoplanering.

Varje vecka uppdateras planering för de närmsta veckorna. Den operativa planen har bidragit till en tydlig och visuell bild av vilka projekt som utförs just nu, var alla ska vara och vad som prioriteras den närmaste tiden. Behovet av inlåning eller utlåning av resurser till andra enheter är visuell och tillgänglig för alla.
Innevarande veckas operativa plan används sedan i den verkställande planeringen.

Verkställande planering

Varje morgon samlas montörerna och arbetsledare i ett kort mötet som kallas Daglig styrning. Syftet med denna verkställande planering är att utifrån dagens förutsättningar fatta beslut så att man i största möjliga mån kan uppfylla den operativa planen. Styrkan med mötet är att alla samlas och ser samma bild, vilket gör det lätt att i konsensus fatta beslut om hur man på bästa sätt ska planera dagen. Mötet bidrar också med struktur kring hantering av avvikelser så att rotorsak kan identifieras och elimineras.

Resultat

Planeringskedjan har lett till mindre brandsläckning och akuta omplaneringar i utförandet. Detta eftersom man redan på lång sikt kan se gap mellan behov och resurser. Beslut kan tas i god tid så att gapet minskar. På kort sikt leder strukturen i de nya arbetssätten till att alla ser samma bild och man smidigt kan fatta beslut.