Från vision till dagligt arbete

2021-06-03
Hur kan man få ihop det strategiska resonemanget med det dagliga arbetet? Att bryta ner visionen och följa upp på dagliga aktiviteter kanske är vanligast i tillverkade industrier, där det ofta är relativt enkelt att sätta de skarpa målen för produktionsutfall, kvalitet eller liknande. På Frälsningsarmén i Umeå är visionen och aktiviteterna av ett helt annat slag och de resurser man har att tillgå är till största del ideella resurser. Hur skapar man då en röd tråd från visionen till de mål man vill uppnå och de aktiviteter som faktiskt behöver utföras, som är tydlig för alla och som engagerar individer?

På iTid använder vi en metodik i fem steg, där vi följer med hela vägen för att skapa samsyn och drivkraft från vision till dagligt arbete. Metodiken fungerar i princip i alla typer av verksamheter och vårt arbete tillsammans med Frälsningsarmén är ett bra exempel på att det fungerar, även när målen är mer mjuka och svåra att konkretisera.
Vi möter organisationer som ofta har svårt att förverkliga och konkretisera sina strategiska planer. Kanske har ledningsgruppen blivit tilldelad en 5-årsvision, eller så har man arbetat fram den själv. Att tänka stort och måla upp vad vi strategiskt vill uppnå på fem eller tre års sikt är däremot inte det största problemet. Svårigheten ligger ofta i att bryta ner, konkretisera och kanske framför allt, lägga mål och relaterade aktiviteterna på rätt nivå i organisationen samt att följa upp på alla nivåer. För att uppnå visionen är det viktigt att alla i organisationen kan se den röda tråden och att sättet som tar oss mot den önskade visionen är tydligt.

Det vanliga är att organisationen tar fram sin vision, men sedan ändå spenderar mest tid till akuta händelser i det dagliga, det som vi brukar kalla för brandsläckning. Detta leder till att utmaningar och mål som tagits fram i visionen istället för att vara engagerande och vägledande, istället läggs ovanpå en redan stressad situation för medarbetarna, vilket sällan leder till ett ökat engagemang och ett engagemang som håller hela vägen fram.

Stegen i vår metodik

När vi arbetar med att ta en vision ner till det dagliga utgår vi från en metodik i 5 steg. Vi använder workshops där de olika stegen arbetas igenom för att skapa samsyn. Ofta är det en ledningsgrupp eller en motsvarande grupp med personer som representerar organisationens olika processer. Samsynen i denna grupp skapas genom de fem första stegen, men arbetet lägger också en grund och hjälp till att föra ner förståelsen till varför vi gör det här, hur vi gör det och vad det är vi ska göra för att uppnå visionen, till alla nivåer i organisationen. Det sista steget är att de aktiviteter som kommer från visionsarbetet visualiseras, styrs och följs upp med hjälp av pulstavlor (daglig styrning) på organisationens olika nivåer. Den röda tråden från visionen till de dagliga aktiviteterna och hur jag som medarbetare bidrar, är en viktig del i att uppnå visione

Så gjorde vi på Frälsningsarmén

Frälsningsarmén i Umeå är en organisation, som precis som många andra, har en 5-årsvision att eftersträva. Eftersom en stor del av deras arbete bygger på ideella krafter, är det viktigt att visionen kan brytas ner så att den engagerar och det blir lätt att arbeta för de anställda, men också för de ideella.

Intressentanalys

Det första steget i vårt arbete tillsammans med Frälsningsarmén var att få samsyn i de förväntningar som intressenter hos Frälsningsarmén i Umeå har. Även om det finns en övergripande vision, är det viktigt att bottna i vad de viktigaste förväntningarna är hos oss som arbetar här, de vi skapar värde för, högsta ledningen, men också samhället. För Frälsningsarméns del utförs exempelvis en stor del stödjande arbete för utsatta i samhället och vad är då de viktigaste förväntningarna att ta hänsyn till ur det perspektivet? En del i denna s.k. intressentanalys är att se till så att den är i linje med den övergripande visionen, så att alla drar åt samma håll. För Frälsningsarmén genomfördes intressentanalysen med hjälp av hemläxor och en gemensam workshop.

Vad är ett vinnande beteende

Under tre workshops arbetade gruppen tillsammans igenom var de är, vart de ska, hur de ska bete sig och agera för att uppnå det de vill. En del i arbetet är därmed att komma överens om s.k. vägledande principer för hur vi ska vara på Frälsningsarmén Umeå för att uppnå vår vision. I arbetet kom gruppen fram till fyra vägledande principer som varje individ, grupp eller aktivitet kan falla tillbaka på gällande hur vi är och om vi gör och prioriterar rätt saker.

Vägen till solen

Tillsammans med gruppen arbetade vi fram måltillstånd och därefter tillstånden nedbrutna i aktiviteter som är möjliga att följa upp på den pulstavla som också togs fram inom ramen för utvecklingsarbetet. Målet att se den röda tråden från 5-årsvisionen ner till det dagliga, resulterade i ett s.k. soldiagram som sträcker sig över de kommande fem åren, där måltillstånden läggs ut i en prioriterad ordning. Vägen från solen till det dagliga går via strategiska planeringsmöten, arbetsmöten och fördelning och uppföljning av konkreta aktiviteter på pulstavlan. Den framtida utvecklingen för Frälsningsarmén i Umeå är att utveckla pulstavlan så att även ideella kan bjudas in till pulsmötena och där ”ta en post-it” med en aktivitet som behöver göras. En del i intressentanalysen för ideella och medlemmar var att få känna delaktighet och kunna hjälpa till. Genom att visuellt på pulstavlan föra fram det som behöver göras uppnås både intressentanalysens förväntningar och därmed också till slut, den eftersträvade visionen!