Det finns många tillfällen då man tror att man jobbar smartare, inte minst om vi digitaliserar arbetssättet – för då blir det automatiskt smart? Men det finns bara en person som i slutändan som kan avgöra om det var smartare eller inte och det är personen som du levererar till, din kund.

En kund är någon som tar emot det du skapat, det kan då både vara internt eller externt. För att veta vad som är smartare måste du fråga din kund; Vad vill du ha? När vill du ha det? Hur vill du ha det? Här finns inga genvägar och allt för ofta antar vi vad kunden vill ha för att vi inte ids fråga ordentligt.

Jag har själv en gång i tiden spenderat många timmar på att skapa Excel-rapporter till min interna kund. Jag upptäckte efter några månader att kunden bara klippte ut några få celler i rapporten och slängde resten. Jag hade faktiskt frågat min kund Vad och När kunden ville ha sin leverans, men inte Hur.

Hade jag istället lagt lite mer tid på att ta reda på kundens behov, hade det besparat mig massa värdefull tid som jag hade kunnat använda till annat. Alltså ett smartare arbetssätt från min sida hade varit att fråga kunden Vad? När? Hur? innan jag började leverera.

Efter jag fick klart för mig Hur kunden ville ha rapporten upptäckte vi tillsammans ett sätt som gjorde att personen själv kunde ta fram siffrorna utan mig. Det gav mig en tidsbesparing på ca 1h i veckan. Sen kunde jag använda den timmen till att fråga mina andra kunder om deras behov!

Så vill du stimulera din organisation till att jobba smartare så handlar det för mig om ett förhållningssätt / attityd hos individerna i första hand.

Tar du tid för reflektion? Vågar du ifrågasätta och ställa dumma frågor? Är du nyfiken och vill bidra till helheten?

I andra hand handlar det om kompetens hos individen som lätt kan tolkas in i sägningen ”Vi ska jobba smartare, inte hårdare”.

Vi kanske ska pröva säga så här istället?

Vi ska jobba som om det vore din första dagen på jobbet – ställ frågor om allt!