Inför mötet

• Säkerställ att motparten har kört med programvaran (teams, Skype, Zoom, Google för att nämna några) förut. Testa gärna kort innan om det är första gången så att alla är trygga.
• Använd gärna video så ser deltagarna dig. En del har kanske aldrig träffat dig. Eftersom du kommer att synas, säkerställ att du har bra belysning och lämpliga kläder för mötet.
• Säkerställ att din mikrofon ger bra ljud. Om någon inte hör dig, om ditt ljud skrapar eller inte går att lyssna på kan det vara förödande för mötet. Det påverkar helhetsintrycket av dig som mötesledare.

Under mötet

• Starta upp mötet före utsatt tid, 10–15 minuter före. Som mötesledare ska du aldrig vara sen.
• Börja alltid med hälsa alla välkomna och gå igenom vilka som deltar och var de befinner sig geografiskt, fråga om väder, var lite trevligare än vanligt! Om man inte känner varandra avsätt tid för att man ska hinna presentera sig för varandra. Tänk på att vara inkluderande och trevligt, alla vill ju bli sedda och hörda.
• När du leder ett distansmöte är du en sorts moderator, du ger och tar ordet inom gruppen. Du styr kommunikationen och har stor inverkan på vad mötet resulterar i. Tänk på att vara rättvis och opartisk i den här rollen.
• Om du har deltagare på plats i rummet behöver du anstränga dig extra för att inte ha ett möte i mötet; titta alltid mer in i kameran mot de som är online än de som finns i rummet. Om ni i rummet ändå har en dialog repetera er slutsats och fråga deltagarna online om deras reflektion.
• Vid varje avhandlad fråga ”gå runt bordet” och låt alla ge sitt bidrag och möjlighet att tycka till. Skriv gärna ned vad ni kom fram till på en delad skärm, fråga deltagarna om formuleringen är okej.
• Maxa möjligheten med video genom att vara delaktig med ditt kroppsspråk. Du kan exempelvis gestikulera när du själv talar och nicka medhållande när andra talar.
• Avsluta mötet med en sammanfattning och ställ frågor till varje deltagare om de vill tillföra något mer eller är nöjda med vad man kom fram till. Gå igenom noteringarna på delad skärm.

Efter mötet är det värdefullt att skicka ett e-post och tacka för deltagarnas engagemang och bidrag under mötet. Bifoga den sammanfattning som du gjorde under mötet till alla. Be dem återkomma om de anser att något har missförståtts.

Lycka till med ert möte!