Syftet med uppdraget har varit att effektivisera och öka kvaliteten i användandet av digitala stödsystem internt hos PulpEye. Samarbetet mellan iTid och FrontIT bygger på respektive bolags kärnkompetens. I projektet har därför iTid arbetat med facilitering för kartläggning av nuvarande material- och informationsflöden och aktiviteter och FrontIT har haft ett större fokus på användningen av programvaror och digitala stödsystem.

Digitalisera inte slöserier – arbeta med arbetssätten också

Att försöka effektivisera sina flöden enbart med hjälp av digitala system utan att tänka över sina arbetssätt är ofta också ett sätt att lite olyckligt ”digitalisera sina slöserier”. I detta projekt har därför fokus varit att utgå från befintliga flöden och se vad som behöver förbättras vad gäller arbetssätt, för att därefter på bästa sätt kunna använda de digitala stödsystemen.

Förenklat men konkret beskrivet har arbetsupplägget skett i två steg där nyckelpersoner för respektive funktion hos PulpEye har arbetat tillsammans för att skapa bred samsyn över hur varje funktion vill arbeta och överbrygga gränsytorna mellan olika funktioner, dvs hur man skall arbeta tillsammans. Första steget var en nulägeskartläggning för att visualisera alla steg i nuvarande arbetssätt för de utvalda processerna; projekt, service, support, konsulting och reservdelar. I samband med det identifierades också alla förbättringsmöjligheter, störande moment och slöserier. Med det som underlag gjordes i det andra steget en önskad bild för en framtida process där arbetsgruppen också identifierade behov av digitala systemstöd och vilken funktionalitet dessa behöver ha

I fas två för projektet har Supportprocessen valts ut som mest prioriterad att gå vidare med i fördjupad design av önskad process där delaktighet och lärande också skapas genom att hela arbetsgruppen medverkar. Målet är att ta fram den ”perfekta” processen och samtidigt få den förankrad hos alla personer som skall arbeta i den. Dessutom görs utvärdering av alternativa lösningar för det digitala systemstödet för att välja det som bäst matchar denna process.

Det första deluppdraget i projektet har precis avslutats, men förlängs med en fördjupning kring företagets kundsupportprocess, där iTid och FrontIT fortsatt kommer stötta PulpEye med en kombination av management och IT.