Det som varit positivt nu när antalet verktyg för att digitalisera administrativa ärendeflöden exploderat är att utvecklingen inte längre drivs av IT-avdelningen eller experter inom programmering. Utvecklingen drivs av verksamheten som gör det själv i olika grupper eller teams. I alla fall initialt. Ett exempel på ett sådant verktyg som många arbetar med är Planner (Tasks by Planner och ToDo) som finns inom Office 365. I projekt- eller arbetsgruppen kan ett enkelt flöde sättas upp med mallar och faser för att kunna följa och effektivisera flöde.
En positiv bieffekt av att digitalisera flödet utöver att effektivisera processen är att det blir en tydlig processöverblick och en möjlighet för den enskilda att veta och vara trygg i att man göra rätt. Det ger också ledaren möjlighet till en kontinuerlig uppföljning av regelefterlevnad.
Första steget är alltid att kartlägga processen och sedan beskriva den, det vill säga standardisera och visualisera. Det finns en hel del fallgropar och lärdomar men det viktiga är att börja träna redan idag. Nästa steg är att fundera på hur vi kan integrera flöden både de maskinella och manuella. Där behöver vi fortfarande en del hjälp av experter.
Vi stöttar med att standardisera, digitalisera och automatisera dina processer. Vad är er nästa utmaning?
