En aktivitet som vi ibland genomför tillsammans med våra kunder är att vi spelar ett upplevelsebaserat ”administrativt flödesspel”. Spelet återskapar en administrativ process där universitetsansökningar skall hanteras, från ansökan till godkännande eller avslag. Miljön vi vill skapa är lekfull och förlåtande där spelet följer en enkel, men tydlig uppföljningsstruktur och efter varje runda går vi tillsammans igenom utfallet.
- Hur var känslan?
- Hur många levererades?
- Hur såg kvaliteten ut?
Sedan får deltagarna göra förbättringar inför nästa runda och vi kör i gång igen.
I de tidiga rundorna uppstår ofta stress och frustration eftersom det är otydligt vad jag som deltagare skall göra på min station, vad jag förväntas leverera och till vem, och när. Det är svårt att se vilket värde jag skapar och hur jag bidrar till processen. Alla har en egen bild om hur bra/dåligt de tror att det går, men ingen vet egentligen.
Gemensamt för alla som vi spelar det administrativa flödesspelet med, är att i början är det ofta väldigt tyst. Ibland helt tyst. Precis just så tyst som det kan vara mellan personer, avdelningar eller funktioner i en organisation ibland. Vi pratar inte med varandra, trots att vi sitter en armlängd ifrån varandra. Hur svårt blir det inte när vi sitter fysiskt avskilda från varandra och den hektiska vardagen är närvarande och uppgiften att lösa är långt mer komplex?
Allt eftersom rundorna löper på börjar gruppen öppna upp sig och interagerar alltmer med varandra. Snabbt förvandlas frustrationens svettpärlor till en härlig energi. Men vad är det då som händer som gör att stämningen och energin i rummet vänder så drastiskt för gruppen? Jo, spelet ger i sin struktur och miljö (att jämföra med kulturen i våra företag) förutsättningar för att gruppen skall kunna föra en konstruktiv dialog. Som moderatorer försöker vi också hjälpa gruppen att fokusera på hur flödet kan förbättras, i stället för den enskilda stationen. När struktur och kultur finns på plats, så händer det bra saker. Vi börjar prata med varandra inom avdelningen, tvärfunktionellt, med gamla och nya kollegor, med personer inom och utom organisationen och med fokus på att förbättra flödet. Tillsammans kan vi lösa större problem än vad som är möjligt att föreställa sig. Av erfarenhet vet jag att när vi lyckas skapa dessa förutsättningar i våra samtal kan vi enkelt minska stress, frustration och slöserier som annars biter sig fast i verksamheten.
Det finns fler reflektioner att göra kring det administrativa flödesspelet, men det måste upplevas för att på djupet förstå vad det innebär att tänka flöde. Dessutom är det superkul!
