På iTid har vi fått förmånen att arbeta med Region Västerbotten och lära oss mer om deras utmaningar. Härom veckan spelande vi återigen ett flödesspel med deltagare som kommer från skilda delar av regionen – från Sorsele, Lycksele och Umeå. I verkligheten, precis som i flödesspelet, är samverkan mellan verksamheter viktigare för flödet än enskilda förbättringar inom verksamheter, något som deltagarna också får uppleva i spelet. I flödesspelet sätter vi fokus på vad händer med flödesenheten (t.ex. patient, kund, produkt) mellan verksamheterna, snarare än inom.
Efter spelets första runda gör gruppen en flödeskartläggning för att få koll på helheten, där vi spelledare tillsammans med gruppen gör studiebesök hos varandra för att se över processtegen och hur flödesenheten rör sig.
Varje delprocess i flödesspelet gör en enkel tidsstudie och uppskattar värdeskapande (grön) kontra icke-värdeskapande (röd) tid för flödesenheten. När vi räknade ihop den totala tiden för alla processer i denna spelrunda fick vi en teoretisk genomloppstid på 2,5 min, medan den uppmätta genomloppstiden blev 22,5 min! Det finns alltså en dold tid på 20 min som inte syns eller upplevs i flödesspelets processer. Tiden ligger alltså någonstans mellan processerna.
Hur får vi bäst effekt på att förbättra flödet? Angripa processerna (2,5 min) eller försöka reducera den dolda tiden (20 min)? Svaret är enkelt, att reducera den dolda tiden ger såklart störst effekt.
Utmaningen för hälso- och sjukvården i Region Västerbottens (utöver långa avstånd) är att varje flödesenhet är en patient med unika behov och känslor. Precis som i spelet uppstår ofta s.k. falsk efterfrågan. Falsk efterfrågan kallar vi en uppgift/förfrågan som inte är verklig utan som ofta uppstår för att genomloppstiden är längre än vad som förväntas av kunden eller patienten i hälso- och sjukvårdens fall.
Det är inte lika vanligt att en flödesenhet (ofta en produkt) i industrin ringer och hör av sig för att fråga när är det min tur, vilket är mycket vanligt förekommande vad gäller flödesenheter (patienter) inom hälso- och sjukvården. Dessutom kan undersökningar etc behövas göras om ifall det tar för lång tid och underlaget för patienten blir inaktuellt, vilket kan vara fallet t.ex. vid röntgenundersökningar. För att bli av med den dolda tiden i patientflödes måste en kommunikation och förståelse för helheten finnas. Det är ett problem som kräver en ”kollektiv” förbättring i en tvärfunktionell grupp för patientflödet, som behöver ha koll på vad som händer innan och efter i varje steg som patienten genomgår.
I första rundan i flödesspelet hjälpte sju resurser nio kunder med en genomloppstid på 25 min och arbetsmiljön bedömdes vara 2 av möjliga 5. Under sista rundan hjälptes, med samma resurser, 24 kunder med en genomloppstid på 2,3 min och där arbetsmiljön bedömdes vara 4,5 av 5!
I ett patientflöde där initiala genomloppstiden är 12 månader så skulle det med samma effekt ge oss en genomloppstid på ≈1,5 månader i stället! Visst vore det härligt om vi kunde åstadkomma samma förbättring i verkligheten? Med samma resurser som sliter mindre och får en bättre genomloppstid och kanske också slipper den s.k. falska efterfrågan som också upptar resurser.
